Όταν η καθυστέρηση στα ραντεβού γίνεται συνήθεια: Τι συμβαίνει με τον χρόνο

Όταν η καθυστέρηση στα ραντεβού γίνεται συνήθεια, δεν σημαίνει απαραίτητα ότι κάποιος είναι αφηρημένος ή αδιαφορεί για τον χρόνο των άλλων.

Σε αρκετές περιπτώσεις, το πρόβλημα βρίσκεται στον τρόπο με τον οποίο υπολογίζει πόσο χρόνο χρειάζεται για να ολοκληρώσει μια σειρά από ενέργειες πριν φτάσει στον προορισμό του.

Ένας από τους βασικούς μηχανισμούς που έχουν μελετηθεί είναι η λεγόμενη «πλάνη του σχεδιασμού» (planning fallacy).

Πρόκειται για την τάση να υποτιμάμε τον χρόνο που απαιτείται για μια δραστηριότητα, ακόμη και όταν προηγούμενες εμπειρίες μας έχουν δείξει ότι συνήθως χρειάζεται περισσότερο.

Οι Roger Buehler, Dale Griffin και Michael Ross έχουν μελετήσει το συγκεκριμένο φαινόμενο και έχουν επισημάνει ότι οι άνθρωποι συχνά κάνουν τους χρονικούς υπολογισμούς τους με βάση το ιδανικό σενάριο.

Δηλαδή, σκέφτονται πόσο θα διαρκέσει μια διαδικασία όταν όλα εξελιχθούν ομαλά και όχι πόσο διαρκεί συνήθως στην πραγματικότητα.

Έτσι, κάποιος μπορεί να υπολογίσει ότι χρειάζεται 20 λεπτά για να φτάσει σε ένα ραντεβού στις 15:00 και να θεωρήσει ότι αρκεί να φύγει στις 14:40.

Στον υπολογισμό αυτό, όμως, μπορεί να μην έχει συμπεριλάβει τον χρόνο που χρειάζεται για να ετοιμαστεί, να βρει τα κλειδιά του, να κατέβει από το σπίτι, να περιμένει το ασανσέρ, να βρει πάρκινγκ ή να περπατήσει μέχρι τον τελικό προορισμό.

Οι λεπτομέρειες που «τρώνε» τον χρόνο

Η μετακίνηση από το ένα σημείο στο άλλο αποτελεί μόνο ένα μέρος της συνολικής διαδικασίας.

Πριν από την αναχώρηση μπορεί να χρειαστεί να ολοκληρωθεί μια εργασία, να συγκεντρωθούν έγγραφα ή αντικείμενα, να τακτοποιηθεί κάτι στο σπίτι ή να γίνει ένας τελευταίος έλεγχος.

Στη συνέχεια προστίθενται μικρές καθυστερήσεις, όπως η αναμονή στο ασανσέρ, η διαδρομή μέχρι τη στάση, η αναμονή για ένα μέσο μεταφοράς, η αναζήτηση θέσης στάθμευσης ή το περπάτημα από το αυτοκίνητο μέχρι το σημείο του ραντεβού.

Αν πρόκειται για έναν επαγγελματικό χώρο, μπορεί να χρειαστεί επιπλέον χρόνος για την είσοδο στο κτίριο, την υποδοχή, την εγγραφή ή τον εντοπισμό της σωστής αίθουσας.

Κάθε μία από αυτές τις διαδικασίες μπορεί να διαρκεί λίγα λεπτά. Όταν όμως προστίθενται μεταξύ τους, μπορούν να μετατρέψουν έναν φαινομενικά σωστό υπολογισμό σε καθυστέρηση.

Η παγίδα του «θα κάνω κάτι ακόμη»

Ένας ακόμη παράγοντας είναι η δυσκολία διακοπής μιας δραστηριότητας που βρίσκεται ήδη σε εξέλιξη.

Κάποιος μπορεί να γνωρίζει ότι πρέπει να φύγει, αλλά να αποφασίσει να απαντήσει πρώτα σε ένα μήνυμα, να ολοκληρώσει μια τελευταία δουλειά ή να τακτοποιήσει κάτι που έχει μείνει στη μέση.

Η σκέψη ότι «θα μου πάρει μόνο δύο λεπτά» μπορεί να μεταφέρει την ώρα αναχώρησης αρκετά αργότερα.

Σε αυτή την περίπτωση, ο αρχικός υπολογισμός της διαδρομής μπορεί να ήταν σωστός, όμως ο χρόνος που είχε προβλεφθεί για την αναχώρηση έχει ήδη καταναλωθεί από μια νέα δραστηριότητα.

Η «πλάνη του σχεδιασμού» δεν σημαίνει επίσης ότι το άτομο είναι συνολικά αισιόδοξο ως χαρακτήρας. Αφορά κυρίως τον τρόπο με τον οποίο εκτιμάται ο απαιτούμενος χρόνος για μια συγκεκριμένη εργασία ή κατάσταση.

Πώς μπορεί να περιοριστεί η καθυστέρηση

Ένας πρακτικός τρόπος είναι να συγκρίνεται ο χρόνος που υπολογίζουμε ότι θα χρειαστούμε με τον χρόνο που πραγματικά χρειάστηκε σε προηγούμενες περιπτώσεις.

Αν μια διαδρομή έχει επανειλημμένα διαρκέσει 30 λεπτά, δεν είναι ρεαλιστικό να οργανώνεται ένα ραντεβού με βάση την καλύτερη περίπτωση των 20 λεπτών.

Παράλληλα, είναι χρήσιμο να υπολογίζεται ολόκληρη η διαδικασία και όχι μόνο η βασική διαδρομή.

Η προετοιμασία, η αναχώρηση, η στάθμευση, η αναμονή και η είσοδος στον τελικό προορισμό αποτελούν μέρος του πραγματικού χρόνου που απαιτείται.

Βοηθά επίσης να υπάρχει συγκεκριμένη ώρα κατά την οποία σταματά η προηγούμενη δραστηριότητα και ξεχωριστή ώρα αναχώρησης. Όταν έχει ξεκινήσει ο χρόνος προετοιμασίας, καλό είναι να αποφεύγονται νέες προαιρετικές εργασίες.

Τέλος, ένα λογικό περιθώριο ασφαλείας μπορεί να αποτρέψει την καθυστέρηση όταν προκύψει κάτι απρόβλεπτο.

Η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο δημιουργείται η καθυστέρηση δεν αναιρεί, πάντως, την επίδρασή της στους ανθρώπους που περιμένουν.

Όταν κάποιος αντιλαμβάνεται ότι δεν θα προλάβει την προγραμματισμένη ώρα, η έγκαιρη ενημέρωση και μια ρεαλιστική εκτίμηση της ώρας άφιξης μπορούν να βοηθήσουν ώστε να περιοριστεί η αναστάτωση στο πρόγραμμα των άλλων.