Το φαινόμενο του «silent workload»: Η αόρατη δουλειά που δεν φαίνεται στο πρόγραμμα

Το «silent workload» περιγράφει μια μορφή εργασιακού φόρτου που συχνά δεν εμφανίζεται ούτε στο πρόγραμμα ούτε στην επίσημη περιγραφή μιας θέσης εργασίας, αλλά καταναλώνει καθημερινά χρόνο, ενέργεια και συγκέντρωση.

Πρόκειται για τις μικρές ή μεγαλύτερες υποχρεώσεις που αναλαμβάνει ένας εργαζόμενος χωρίς να του έχουν ανατεθεί ξεκάθαρα: ένα επιπλέον τηλεφώνημα, η κάλυψη ενός συναδέλφου, η διόρθωση ενός προβλήματος, η εκπαίδευση ενός νέου εργαζομένου ή ο συντονισμός μιας διαδικασίας που διαφορετικά θα έμενε πίσω.

Η δουλειά που δεν φαίνεται

Ένας εργαζόμενος μπορεί να ολοκληρώνει κανονικά τα καθήκοντά του και παράλληλα να αναλαμβάνει δεκάδες μικρές εργασίες που δεν καταγράφονται πουθενά.

Αυτές μπορεί να είναι απαντήσεις σε μηνύματα εκτός του βασικού αντικειμένου, η βοήθεια προς συναδέλφους, η κάλυψη κενών στο πρόγραμμα ή η επίλυση προβλημάτων που προκύπτουν απρόβλεπτα.

Καθεμία από αυτές τις εργασίες μπορεί να φαίνεται ασήμαντη. Όταν όμως επαναλαμβάνονται καθημερινά, δημιουργούν έναν πρόσθετο φόρτο που δύσκολα αποτυπώνεται σε μια τυπική λίστα καθηκόντων.

Ποιοι καταλήγουν να κάνουν περισσότερα;

Σύμφωνα με την ανάλυση του Australian HR Institute, το «silent workload» συχνά συγκεντρώνεται στους πιο αξιόπιστους και ικανούς εργαζομένους.

Όταν υπάρχει ένα κενό ή μια ανάγκη, είναι πιθανότερο να ζητηθεί βοήθεια από το άτομο που «θα το βγάλει εις πέρας». Αν αυτό επαναλαμβάνεται, η προσωρινή λύση μπορεί σταδιακά να μετατραπεί σε μόνιμη προσδοκία.

Έτσι, ένας εργαζόμενος μπορεί να αποκτήσει περισσότερες ευθύνες χωρίς να αλλάξει επίσημα ο ρόλος του.

Δεν είναι μόνο οι επιπλέον ώρες

Το «silent workload» δεν σημαίνει απαραίτητα ότι κάποιος δουλεύει υπερωρίες.

Μπορεί να αφορά και τον χρόνο που χάνεται μέσα στην ημέρα από συνεχείς διακοπές, μικρές διορθώσεις, συνεννοήσεις και απρόβλεπτες υποχρεώσεις.

Σε ορισμένα επαγγέλματα, μάλιστα, σημαντικό μέρος της αόρατης εργασίας είναι διοικητικό. Έρευνα σε περιβάλλον πρωτοβάθμιας φροντίδας, για παράδειγμα, έχει περιγράψει ως «silent workload» εργασίες όπως συνταγογραφήσεις, παραπομπές και κλινικούς ελέγχους που πραγματοποιούνται παράλληλα με το βασικό πρόγραμμα.

Πώς συσσωρεύεται χωρίς να το καταλαβαίνουμε

Το πρόβλημα είναι ότι κάθε μεμονωμένη υποχρέωση μπορεί να μοιάζει μικρή.

Πέντε λεπτά για ένα τηλεφώνημα, δέκα λεπτά για να βοηθήσει κάποιος έναν συνάδελφο, λίγα λεπτά για μια επείγουσα διόρθωση. Όταν όμως αυτές οι διακοπές επαναλαμβάνονται πολλές φορές μέσα στην ημέρα, περιορίζουν τον χρόνο που απομένει για την κύρια εργασία.

Παράλληλα, η συνεχής εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών καθηκόντων μπορεί να κάνει την εργάσιμη ημέρα πιο απαιτητική, ακόμη και όταν ο συνολικός αριθμός των επίσημων εργασιών παραμένει ίδιος.

Όταν η «καλή διάθεση» γίνεται υποχρέωση

Ένα ακόμη χαρακτηριστικό του silent workload είναι ότι συχνά ξεκινά από την προθυμία.

Ένας εργαζόμενος βοηθά έναν συνάδελφο, καλύπτει μια απουσία ή αναλαμβάνει κάτι επείγον. Αν όμως η ίδια κατάσταση επαναλαμβάνεται, η βοήθεια μπορεί σταδιακά να θεωρηθεί δεδομένη.

Αυτό δημιουργεί έναν φαύλο κύκλο: οι πιο διαθέσιμοι εργαζόμενοι αναλαμβάνουν περισσότερα και, επειδή συνεχίζουν να ανταποκρίνονται, ο πρόσθετος φόρτος παραμένει αόρατος.

Το πρόβλημα δεν λύνεται μόνο με καλύτερη διαχείριση χρόνου

Το «silent workload» δεν είναι πάντα ζήτημα προσωπικής οργάνωσης. Μπορεί να αποτελεί ένδειξη ότι ο τρόπος με τον οποίο έχει σχεδιαστεί η εργασία δεν ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες.

Η καταγραφή των πρόσθετων καθηκόντων, η ανακατανομή τους και η συζήτηση για το ποιος αναλαμβάνει τι μπορούν να βοηθήσουν ώστε η αόρατη εργασία να γίνει ορατή.

Όπως επισημαίνει το Australian HR Institute, όταν οι επιπλέον ευθύνες παραμένουν για μεγάλο διάστημα στους ίδιους ανθρώπους, μπορεί να αυξηθεί η πίεση και ο κίνδυνος εξουθένωσης.

Το «silent workload» δείχνει τελικά ότι η δουλειά που φαίνεται στο πρόγραμμα δεν είναι πάντα ολόκληρη η δουλειά που πραγματικά γίνεται. Πίσω από τις επίσημες αρμοδιότητες υπάρχουν συχνά δεκάδες μικρές υποχρεώσεις που κρατούν μια ομάδα λειτουργική, χωρίς όμως να εμφανίζονται ποτέ σε μια λίστα εργασιών.